KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Amaç ve kapsam

İşbu politika, İSTANBUL GURME ET GIDA ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklama süreleri, imha yöntemleri, periyodik imha süreçleri ve sorumlulukları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Politika; üyelik, sipariş, faturalandırma, müşteri hizmetleri, pazarlama, hukuki süreçler, bilgi güvenliği, kalite yönetimi, ürün iade incelemesi, teslimat itirazı, gıda güvenliği bildirimleri ve kurumsal arşiv faaliyetlerinde işlenen tüm kişisel verileri kapsar.

2. Saklama süresi

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ayrıca ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, vergi, muhasebe, tüketici ve elektronik ticaret yükümlülükleri dikkate alınarak saklanır. Gıda faaliyetlerine özgü olarak; sipariş, teslimat, sevkiyat, kalite şikâyeti, parti/lot bilgisiyle ilişkilendirilen iletişim kayıtları, ürün geri çağırma bildirimi ve iade inceleme dosyaları, ilgili saklama zorunluluğu devam ettiği sürece muhafaza edilir. Saklama süresi sona eren veriler, silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak imha edilir. Fatura, sipariş, iade ve uyuşmazlık kayıtları ile ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları, ispat yükümlülüğü ve İYS yükümlülükleri dikkate alınarak muhafaza edilir.

3. İmha usulü

İmha işlemleri, veri türüne ve saklandığı ortama göre fiziksel imha, kalıcı silme, güvenli üzerine yazma, erişimi kaldırma veya anonimleştirme yöntemleriyle gerçekleştirilir. İmha işlemleri, yetkisiz erişime kapalı sistemler üzerinden ve kayıt altına alınarak yapılır. Yasal saklama yükümlülüğü devam eden veriler imha edilmez.

4. Periyodik imha

Şirket, periyodik imha işlemlerini yılda en az bir kez ve mevzuata uygun aralıklarla yürütür. İmha sürecinde, saklama süresi sona eren veri kategorileri tespit edilir, ilgili birimlerden onay alınır, imha kaydı oluşturulur ve saklama-imha çizelgesi güncellenir.

5. Sorumluluk

Politikanın uygulanmasından veri sorumlusu adına belirlenen yönetim birimi ve bilgi güvenliği sorumluları yetkilidir. Politika değişiklikleri, mevzuat değişiklikleri veya iş süreçlerindeki değişimlere göre güncellenir.